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Hilfe für Betriebe

Kurze Anleitungen für die häufigsten Aufgaben. Fragen, die hier fehlen: office@lichtfels.at

1. Erste Schritte

  1. Konto anlegen und den Namen des Betriebs eintragen.
  2. Erste Kachel anlegen: ein Platz an der Kassa oder ein Tisch. Den Tag drucken und auf einen NFC-Sticker kleben oder den QR-Code aufstellen.
  3. Unter Einstellungen Firmenname und Adresse eintragen, sie stehen auf jedem Beleg.
  4. Einen Testbeleg aus der Demo-Kassa schicken und mit dem Handy an der Kachel abholen.

Das Dashboard zeigt oben, wie weit die Einrichtung ist und was als Nächstes kommt; alle Schritte stehen unter Einrichtung.

Zur Einrichtung

2. Kassa anbinden

Bestehende Kassa: unter Kassen-Anbindung den Hersteller wählen (helloCash, Tillhub, KORONA, SumUp, Loyverse und weitere) und den Anweisungen folgen. Kassen mit Bondrucker gehen über die Belegdrucker-Route, alles andere über die API.

Eigene Kassa mit Signatur: unter Kassen-Anbindung → Eigene Kassa mit fiskaly. In Österreich signiert sie nach RKSV (mit FinanzOnline-Meldung), in Deutschland mit TSE inklusive DSFinV-K-Abschluss und Meldung an das Finanzamt.

Zur Kassen-Anbindung

3. Bezahlen auf der Kachel

  1. Unter Online-Zahlungen auf „Stripe-Konto verbinden“ tippen. Stripe fragt Firma, Inhaber:in mit Ausweis und Bankkonto ab, das dauert etwa 5 Minuten.
  2. In der Kassa die Rechnung „auf die Kachel legen“ (Theke) oder bonieren (Tisch).
  3. Der Gast tippt auf die Kachel und sieht unten „Jetzt bezahlen“: Karte, Apple Pay oder Google Pay, mit Trinkgeld. Nach dem Aufteilen zahlt jede Person ihren Anteil.
  4. Ist die Rechnung gedeckt, wird der Beleg signiert und liegt auf der Kachel.

Das Geld geht direkt auf das Stripe-Konto deines Betriebs; Stripe zahlt es auf dein Bankkonto aus und verrechnet die Kartengebühren. Zahlen zwei Personen gleichzeitig, geht der zu viel bezahlte Betrag automatisch zurück.

Zu Online-Zahlungen

4. Kellner-App einrichten

  1. Unter Kellner-App für jede Person Name und PIN (4 bis 6 Ziffern) anlegen.
  2. Den Anmelde-Link fürs Handy öffnen (am besten in der Tap-Beleg Kellner-App; im Browser geht es auch für Bar und andere Terminals).
  3. Name wählen, PIN eingeben. Die Anmeldung gilt 12 Stunden; nach fünf falschen PINs ist die Person 15 Minuten gesperrt.
  4. In der Liste die offene Rechnung öffnen und kassieren: „Bar kassieren“ (mit Rückgeld und „Passt so“) oder „Karte kassieren“.

Unter „Abrechnung“ sieht jede Person ihre Schicht: Bar und Karte ohne Trinkgeld, Trinkgeld getrennt, und was bar abzugeben ist. Die Chefin sieht dasselbe für alle unter Kellner-App.

Zur Kellner-App

5. Tap to Pay: das Handy als Kartenterminal

  1. Voraussetzungen: Stripe-Konto verbunden, Adresse des Betriebs eingetragen, iPhone XS oder neuer bzw. Android-Handy mit NFC (Android 11 oder neuer).
  2. In der Kellner-App oben auf „Tap to Pay aktivieren“ tippen. Auf dem iPhone zeigt Apple einmal seine Bedingungen; die bestätigt die Chefin oder der Chef mit der eigenen Apple-ID.
  3. Kassieren: „Karte kassieren“ → „Am Handy (Tap to Pay)“. Der Gast hält Karte, Handy oder Uhr oben an die Rückseite des Handys.
  4. Verlangt die Bank eine PIN, gibt der Gast sie auf dem Bildschirm ein (mit Bedienungshilfen für Menschen mit Sehbehinderung).

Manche Karten können kontaktlos mit PIN nicht abgeschlossen werden. Dann den Gast nach einer anderen kontaktlosen Karte oder einer digitalen Wallet fragen. Die Anleitung steht in der App jederzeit unter „Hilfe“.

6. SumUp oder ein anderes Terminal

SumUp: unter Online-Zahlungen → Karte beim Personal „SumUp“ einschalten. In der Kellner-App öffnet „Mit SumUp“ die SumUp-App mit dem Betrag; das Ergebnis kommt automatisch zurück auf die Rechnung. Die SumUp-App muss auf dem Handy installiert und mit dem Konto des Betriebs angemeldet sein.

Jedes andere Terminal: „Karte kassieren“ → „Am Terminal bezahlt: eintragen“, mit Kartenart und (optional) der Belegnummer des Terminals.

7. Trinkgeld

An der Kassa: Trinkgeld beim Kassieren wählen; es steht auf dem Beleg und wird steuerlich getrennt vom Umsatz signiert.

Beim Aufteilen und am Handy: Gäste wählen ihr Trinkgeld selbst.

Digital auf dem Beleg: unter Online-Zahlungen einschalten; Gäste geben nach dem Bezahlen noch Trinkgeld. Die Übersicht unter Trinkgeld hilft bei der Verteilung ans Team.

Zum Trinkgeld

8. Tagesabschluss, Storno, Erstattung

Belege → Tagesabschluss zeigt einen Geschäftstag (5 Uhr früh bis 5 Uhr früh): Umsatz, Zahlungsarten, Trinkgeld, Stornos und was noch an Gäste zurückzugeben ist; Belege und Zahlungen gibt es als CSV für die Buchhaltung.

Storno: im Beleg „Stornieren und erstatten“. Der Storno wird signiert, Zahlungen am Handy und mit Tap to Pay gehen automatisch zurück; Bar, SumUp und andere Terminals werden zum Zurückgeben angezeigt.

Die signierten Abschlüsse für das Finanzamt (DEP in Österreich, DSFinV-K in Deutschland) erstellt die Kassa selbst.

Zum Tagesabschluss